Ci sono una serie di diverse tecnologie di comunicazione a disposizione del gestore progetto moderno di interfacciarsi con loro e coordinare team di progetto internazionali, che vanno dalle comunicazioni di posta elettronica standard, siano essi a due o utilizzato per trasmettere messaggi a tutta la squadra, l'uso del telefono , ancora una volta sia per un uno contro uno conversazione, uno a molti o molti a molti chiamata in conferenza, webcam è per uno a uno dibattiti o riunioni di conferenza molto piccole, chiamate in conferenza video e incontri e, naturalmente, il volto fisico a faccia.
Ogni sistema differente soddisfare i vari requisiti progetti, bilanci e le fasi, non può essere sensato esempio per installare uno stato 100.000 dollari del centro conferenze video arte in un ufficio costruzione remoto con solo una connessione Internet via satellite, e ugualmente non sarebbe realistico questi giorni è per una sede aziendale di grandi dimensioni, con uffici satelliti più situati in tutto il mondo a non avere una serie di diverse tecnologie installate e disponibili ai team di progetto, sulla base lì.
Tutti questi metodi diversi hanno il loro posto, ognuno di loro offrono vantaggi e svantaggi e hanno diversi livelli di ricchezza di contenuti.
- Email - La forma onnipresente moderna di comunicazione tra le squadre in luoghi diversi, e naturalmente tra gli individui spesso seduti fianco a fianco nei loro uffici domestici, e-mail è diventato onnipresente e viene spesso utilizzato, purtroppo, in molte situazioni dove non dovrebbe, in modo da evitare scomode discussioni verbali e di reagire alla percezione insulti personali. Email per i gestori di progetti internazionali, permette loro di inviare lo stesso messaggio, spesso con cura artigianale e considerato, per l'intero team o gruppo sub della squadra, allo stesso tempo, questo è certamente comodo, ma se il gestore non è attento nella realizzazione del suo messaggio alcuni membri del team da una cultura può leggere un messaggio completamente diverso nel contenuto della e-mail alle loro controparti in un'altra parte del progetto, con questa cattiva comunicazione spesso andando inosservata fino a conseguenze inaspettate iniziano a comparire più avanti nel ciclo di vita del progetto, il messaggio ecco allora di prendersi cura in scrittura di un messaggio broadcast per l'intero team, prendere in considerazione invece l'invio dello stesso messaggio, diversamente strutturata e formulata per ogni coorte culturale del progetto. Questo stesso livello di cura della struttura del messaggio deve essere considerata in uno su uno messaggi di posta elettronica, il messaggio deve essere adatto per la coltura del destinatario.
- Telefono - Il telefono è, a mio avviso, un po 'fraintesa e strumentalizzata dispositivo quando applicato al contesto internazionale delle comunicazioni, e-mail in cui consente al destinatario, che non può parlare la stessa lingua del mittente, di tradurre e analizzare il messaggio, il telefono elimina questa opzione e rende invece entrambe le parti lottare con le complessità linguistiche durante il tentativo di contenere un messaggio altrimenti semplice, questa complessità può portare a frustrazione e incomprensione tra i due partecipanti, e senza registrazione duratura della conversazione, è facile per entrambe le parti andare via pensando di aver capito il messaggio, ma che possono avere entrambi hanno completamente frainteso l'intera conversazione. Durante la pianificazione e la conduzione di conversazioni telefoniche, i miei consigli sarebbe quella di attenersi a un linguaggio semplice (vedi mio post precedente sul mantenere le cose semplici inglese come esempio di questo) e di impiegare tecniche di ascolto attivo di verifica il messaggio inviato è il messaggio ricevuto, basta ricordare che le comunicazioni telefoniche mentre sostanziale più ricca di comunicazioni scritte sono ancora molto breve di un faccia a faccia o anche una conversazione video, con al massimo 20 al 30% del contenuto di una discussione faccia a faccia veicolate.
- Web Cam - la tecnologia fro web incontri cam è disponibile per l'utente domestico per un certo numero di anni, utilizzando in genere libera o piattaforme a bassissimo costo, come Skype o con costruito in o low cost add on della fotocamera, mentre la stessa tecnologia è disponibile anche per utenti business, la larghezza di banda necessaria per supportare più utenti di una rete aziendale è proibitivo per molte organizzazioni e come tale il suo utilizzo è ancora piuttosto limitata. Tuttavia, il potere di poter discutere virtualmente faccia a faccia in un formato 00:59, come è tipico dei sistemi web cam è un enorme passo avanti, entrambi gli utenti sono in grado di relazionarsi molto meglio l'altra parte e la ricchezza aggiuntiva di la discussione è aumentata più volte attraverso la possibilità di vedere le espressioni facciali durante la discussione, che consente entrambe le parti per valutare il livello di comprensione e un accordo molto meglio via telefono. Per una discussione su uno, la web cam è forse l'opzione migliore per costruire relazioni tra i membri del team senza incorrere nei costi di viaggio effettivo a partecipare alle riunioni e discutere, e per un costo nominale di larghezza di banda relativamente, questi strumenti dovrebbero iniziare a essere a disposizione dei membri del team di progetto.
- Video conferenza - La videoconferenza è la versione high-end della web cam, tipicamente ospitato in uno scopo montato o almeno sala duplice scopo, il sistema di videoconferenza dotato di una fotocamera di fascia alta, il sistema qualità del suono e di un grande schermo della TV o proiettore , i migliori sistemi possono quasi sentire come essere nella stessa stanza con gli altri partecipanti e anche i buoni e media offrono immagini di qualità abbastanza alta e qualità del suono, che sono abbastanza vicini ad un vero e proprio faccia a faccia riunione. Strutture per conferenze video offrono l'opportunità a gruppi di persone da incontrare in remoto in un ambiente simulato e conferenze sono più vicino alla piena interazione possibile e pur non ancora uguale ad un faccia a faccia nella riunione che forniscono il più ricco contenuto alternativo, ma a un prezzo .
Per dimostrare i diversi livelli di efficienza e di contenuto, provare con un gioco di 20 domande su ciascuna delle piattaforme, in cui una parte ha una cosa e l'altro deve indovinare chiedendo fino a 20 domande alle quali la persona con la voce può solo rispondere sì o no, presto saprete che il tempo e l'efficienza del processo di domanda e la risposta è molto aumentata quando la conversazione si svolge attraverso video, dove la risposta è semplicemente di tenere la voce per la fotocamera ...
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